Ośrodek Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola m. st. Warszawy uprzejmie informuje, że osobom, których dane przetwarzamy przysługują określone prawa dot. przetwarzania danych osobowych wynikające
z przepisów Ogólnego Rozporządzenia o ochronie danych osobowych (w skrócie „RODO”), w związku
z czym poniżej przekazujemy niezbędne informacje dotyczące sposobu ich realizacji.

Prosimy o uważne zapoznanie się z treścią dokumentu, gdyż  możliwość skorzystania z określonych uprawnień zależy zasadniczo od podstaw prawnych, na których oparte jest konkretne przetwarzanie,
a także celu i sposobu przetwarzania danych osobowych przez Administratora.

1.     Jak mogę zgłosić żądanie realizacji moich praw odnośnie przetwarzania danych osobowych?

Wniosek w sprawie realizacji praw, o których mowa w art. 7 i 12-23  RODO  można złożyć:

- pocztą tradycyjną na adres: Ośrodek Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola m. st. Warszawy,
ul. J. Bema 91, 01-233  Warszawa

- drogą elektroniczną na adres e-mailowy inspektora ochrony danych: iod@ops-wola.waw.pl, 

-    poprzez e-PUAP na adres opswola ( identyfikator Ośrodka w systemie e-PUAP)- formularz kontaktowy znajduje się na stronie internetowej OPS w zakładce Kontakt

- osobiście – w siedzibie głównej OPS w Punkcie Obsługi Interesanta oraz w kancelariach/ sekretariatach  działów zewnętrznych, z wykorzystaniem formularza - Wniosku o realizację praw  z RODO.

Ośrodek uprzejmie informuje, że nie będzie realizował żadnych praw przysługujących z RODO
w rozmowie telefonicznej, ze względu na ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych ( brak możliwości potwierdzenia tożsamości rozmówcy) i wymóg zachowania rozliczalności działań dokonywanych przez Administratora.

2.     O co mogę wnioskować?

Osobom, których dane dotyczą przysługują następujące prawa związane z ich przetwarzaniem:

1.       Prawo do informacji nt. przetwarzania przez Ośrodek dotyczących moich danych osobowych ( art. 13 i 14 RODO)- realizowane jest w momencie pozyskiwania danych oraz w przypadku pozyskania danych nie od osoby, której dotyczą- w terminie 30 dni od ich pozyskania. Ośrodek realizuje to prawo poprzez zapoznawanie osób, których dane dotyczą z klauzulami informacyjnymi, które  są przedstawiane w kontakcie bezpośrednim, listownie lub e-mailowo. Klauzule informacyjne dostępne są również:

- w siedzibach Ośrodka w miejscach ogólnodostępnych ( tablicach informacyjnych)

- w Punkcie Obsługi Interesanta lub sekretariatach/ kancelariach działów zewnętrznych

- na stronie internetowej Ośrodka http://ops-wola.waw.pl/opswola/o-nas/ochrona-danych-osobowych

- u pracownika socjalnego podczas przeprowadzania rodzinnego wywiadu środowiskowego.

2.       Prawo dostępu do danych osobowych ( art. 15 RODO)- osoba, której dane dotyczą ma prawo uzyskać od Administratora danych  informacje nt. przetwarzania dotyczących jej danych osobowych oraz uzyskać do nich dostęp.  Zakres udzielonych informacji  obejmuje: 

  • cel przetwarzania
  • kategorie przetwarzanych przez Ośrodek  danych osobowych
  • informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych

"odbiorca" oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią. Organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, nie są jednak uznawane za odbiorców; przetwarzanie tych danych przez te organy publiczne musi być zgodne z przepisami o ochronie danych mającymi zastosowanie stosownie do celów przetwarzania.”

  • planowany okres przechowywania danych osobowych lub kryteria jego ustalania
  • informacje o prawach jakie przysługują osobie, której dane dotyczą na podstawie RODO
  • informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego
  • źródle danych / jeżeli zostały zebrane nie od osoby której dotyczą/
  • informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu /jeśli jest stosowane/.

Poza tym w ramach prawa dostępu do danych osobowych osoba, której dane dotyczą  może wnioskować o ich kopię np. wydruk po przepisaniu lub skopiowaniu danych do tabeli Excel/Word, wypis zawierający ich wykaz. Kopia danych nie jest kopią dokumentu. Dokument jest tylko nośnikiem danych i do uznania Administratora danych należy przy użyciu jakiego nośnika prawo do otrzymania kopii danych zostanie zrealizowane ( poniżej przedstawiamy fragment stanowiska Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w tym zakresie). 

„Podkreślić należy, że udostępnienie kopii danych zawartych w dokumentach (np. w pismach urzędowych), zgodnie z art. 15 ust. 3 RODO, nie jest równoznaczne z obowiązkiem udostępnienia kopii dokumentów. Administrator nie ma bowiem obowiązku udostępniania osobie zainteresowanej nośnika, na którym przetwarzane są dane osobowe oraz danych, które nie stanowią danych osobowych
w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO i nie dotyczą wnioskującego.” [1]

Ośrodek nie przekaże powyższych informacji i kopii danych, jeżeli przepisy prawa nakazują mu zachowanie tych danych w tajemnicy lub jeżeli ich udostępnienie wpływałoby niekorzystnie na prawa i wolności  innych osób.

Prawo dostępu do danych jest ograniczone w przypadku realizacji procedury „Niebieskie Karty”
w odniesieniu do osób, do których istnieje podejrzenie, że stosują przemoc w rodzinie oraz osób stosujących przemoc w rodzinie
ze względu na zagrożenie życia, zdrowia lub bezpieczeństwa osób doświadczających przemocy i zgłaszających jej występowanie.

3.    Prawo do żądania sprostowania danych ( art. 16 RODO) – jest realizowane w sytuacji, gdy dane zawierają błędy, są niekompletne lub nieaktualne- wówczas OPS zobowiązany jest  dokonać ich sprostowania i na żądanie osoby, której dane dotyczą wydać oświadczenie to potwierdzające.

Uzupełnienie danych zawsze następuje z uwzględnieniem celów przetwarzania. Prawo to nie będzie stosowane, jeżeli tryb sprostowania lub uzupełnienia określają odrębne przepisy prawa
np. procedura sprostowania błędów i omyłek zawartych w decyzji administracyjnej w trybie art. 113 Kodeksu postępowania administracyjnego.

4.    Prawo do usunięcia danych – tzw. prawo do bycia zapomnianym ( art. 17 RODO)-  OPS w większości przypadków nie będzie mógł zrealizować tego prawa, gdyż przetwarza dane w oparciu o przepisy prawa,  z których wynika obowiązek przechowywania dokumentacji (archiwizacji danych po zaprzestaniu korzystania ze świadczeń lub usług OPS),  przez okres określony w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt uzgodnionym z Archiwum Państwowym na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. 2020, poz.164).

5. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych ( art. 18 RODO) - przysługuje w przypadku, gdy:

  • osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość swoich danych –OPS ograniczy przetwarzanie na okres, który pozwoli mu na sprawdzenie  ich prawidłowości,
  • dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, a osoba której dotyczą sprzeciwia się ich usunięciu żądając ograniczenia ich wykorzystywania, 
  • Ośrodek nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie której dotyczą do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
  • Osoba, której dane dotyczą wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na interesie publicznym lub prawnie uzasadnionych interesach Administratora (informację
    o podstawie przetwarzania danych są przekazywane, zgodnie z postanowieniami pkt 1), do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie OPS są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

Jeżeli przetwarzanie zostanie ograniczone, OPS nie będzie wykonywał na danych żadnych operacji
i ograniczy się jedynie do ich przechowywania.
Dane objęte ograniczeniem mogą być przetwarzane tylko w sytuacji, gdy osoba, której dane dotyczą wyrazi na to zgodę, lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego.

6.   Prawo do bycia poinformowanym o sprostowaniu lub usunięciu danych lub o ograniczeniu ich przetwarzania  ( art. 19 RODO)

Jeżeli przez Ośrodek zostanie zrealizowane prawo do: sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych ( o czym mowa w pkt 3-5) Ośrodek:

  • poinformuje każdego odbiorcę, któremu ujawnił przedmiotowe dane osobowe o realizacji danego prawa, chyba że okaże się to niemożliwe lub będzie wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku,
  • powiadomi osobę, której dane dotyczą  o podmiotach, którym udostępnił dane na podstawie złożonego w tej sprawie wniosku.

7.     Prawo do przenoszenia danych ( art. 20 RODO) - osoba, której dane dotyczą ma prawo otrzymać  od Administratora dotyczące jej dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz przekazać je innemu Administratorowi. Prawo to może być zrealizowane tylko wtedy, gdy dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany, na podstawie zgody lub w celu wykonania umowy.

Ośrodek nie realizuje tego prawa, gdyż przetwarzanie danych osobowych w pomocy społecznej odbywa się głównie w  oparciu o obowiązujące przepisy prawa i gromadzone dane nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany.

8.     Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych ( art. 21 RODO)- osoba, której dane dotyczą może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych, ze względu na swoją szczególną sytuację, jeżeli Administrator danych przetwarza te dane:

  • w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi
  • do realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora lub strony trzeciej

W Ośrodku prawo to będzie realizowane tylko w nielicznych sytuacjach. Skutkiem wniesienia sprzeciwu jest zakaz dalszego przetwarzania danych. Ośrodek pomimo wniesienia sprzeciwu będzie mógł dalej przetwarzać dane osobowe jeżeli:

- wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania danych, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą;

- będzie posiadał inną przesłankę do przetwarzania danych objętych sprzeciwem np. cel archiwizacji, dochodzenie roszczeń.

9.       Prawo do cofnięcia zgody ( art. 7 RODO) – w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda osoby fizycznej, osoba fizyczna ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. 2. Cofnięcie zgody nie wpływa na wcześniejszą zgodność z prawem przetwarzania danych.

10.   Prawo do tego, by nie podlegać decyzji, która opiera się na zautomatyzowanym przetwarzaniu,
w tym profilowaniu ( art. 22 RODO)
- Ośrodek nie podejmuje wobec osób korzystających z jego wsparcia i usług   decyzji opierających się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które mogą wywołać względem tych osób określone skutki prawne lub w inny istotny sposób na nich wpływać. Informacja o tym jest zawarta w klauzulach informacyjnych opracowanych na podstawie art. 13 i 14 RODO.

11.   Zawiadomienie osoby, której dane dotyczą o naruszeniu ochrony danych osobowych ( art. 34 RODO) -  w sytuacji, gdy  w Ośrodku doszłoby do naruszenia ochrony danych osobowych każda osoba, której naruszenie może dotyczyć zostanie poinformowana przez Ośrodek o zaistniałym zdarzeniu, jego możliwych negatywnych skutkach oraz o zastosowanych przez Administratora środkach podjętych w celu zaradzenia naruszeniu i zminimalizowania podobnych nieprawidłowości w przyszłości oraz otrzyma dane kontaktowe do wyznaczonego w Ośrodku inspektora ochrony danych, u którego będzie mogła uzyskać więcej informacji.

3.  Jakie informacje powinny być zawarte we wniosku o realizację praw przysługujących mi z RODO?

W celu przyjęcia, przeanalizowania i udzielenia odpowiedzi na Państwa żądanie we wniosku należy  obligatoryjnie wskazać:

- imię i nazwisko osoby, której zgłoszenie dotyczy oraz dane osoby zgłaszającej

- opis zgłaszanego żądania

- informacje o preferowanym sposobie udzielenia odpowiedzi wraz z danymi kontaktowym
tj. adres zamieszkania, adres e-mail, adres skrytki e-PUAP /jeśli odpowiedź ma być udzielona za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej/.

W przypadku zgłoszeń pisemnych wniosek powinien być podpisany przez osobę występującą
z żądaniem.

Ważne! Jeżeli w imieniu osoby, której dane dotyczą działa pełnomocnik- do wniosku należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo.

Ośrodek zastrzega sobie prawo do weryfikacji tożsamości osoby występującej z żądaniem przed udzieleniem w sprawie odpowiedzi, w celu ochrony praw i wolności innych osób.

Ponadto Ośrodek w ramach realizacji żądania może wystąpić do Państwa z prośbą
o doprecyzowanie lub uzupełnienie informacji zawartych we wniosku. 

Jednocześnie informujemy o możliwości skorzystania z gotowego formularza wniosku
w sprawie realizacji praw przysługujących z RODO, który dostępny jest  na stronie Ośrodka
i w poszczególnych siedzibach (w  Punkcie Obsługi Interesanta oraz w sekretariatach/ kancelariach działów zewnętrznych Ośrodka) - Wniosek o realizację praw z RODO.

 

4. Terminy realizacji poszczególnych praw.

Ośrodek Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola m. st. Warszawy zrealizuje Państwa wniosek niezwłocznie, najpóźniej w terminie miesiąca od daty otrzymania żądania. 

W wyjątkowych sytuacjach ( z uwagi na skomplikowany charakter żądania,  ilość otrzymanych w danym czasie wniosków lub ze względu na kwestie techniczne związane z realizacją żądania) Administrator może  przedłużyć okres rozpatrywania wniosku o kolejne 2 miesiące, o czym wnioskodawca zostanie poinformowany w terminie miesiąca wraz z podaniem przyczyn przedłużenia.

5. Czy poniosę jakiekolwiek koszty realizacji moich praw?

Realizacja praw osób, których dane dotyczą jest bezpłatna. Ośrodek nie pobiera także opłaty za  kopie danych wydawane w ramach realizacji prawa dostępu do danych wynikającego z art. 15 RODO.

6. Czy każde moje zgłoszone żądanie zostanie zrealizowane?

Każde zgłoszone żądanie zostanie przekazane do analizy naszego inspektora ochrony danych
i zostanie na nie udzielona odpowiedź, w terminie wskazanym w pkt 4. Odpowiedzi udziela się w tej samej formie, w której żądanie zostało zgłoszone, chyba że osoba, której dane dotyczą wskaże inaczej.

Jednocześnie informujemy, że w wyniku analizy Ośrodek może odmówić realizacji zgłoszonego żądania, w przypadku gdy okaże się ono nadmierne lub bezzasadne, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W takich przypadkach otrzymają Państwo od nas uzasadnienie podjęcia takiej decyzji wraz z informacją o możliwości złożenia skargi do organu nadzorczego lub skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem.

7.     W jaki sposób mogę odwołać wyrażoną zgodę?

Jeżeli Ośrodek przetwarza dane osobowe w oparciu o wyrażoną zgodę informujemy
o możliwości jej  odwołania:

  • drogą  elektroniczną na adres e-mail: iod@ops-wola.waw.pl lub poprzez e-PUAP
    ( skrytka opswola)
  • pocztą tradycyjną na adres Administratora: ul. J. Bema 91, 01-233 Warszawa
  • bezpośrednio u inspektora ochrony danych lub innego pracownika Ośrodka.

Jednocześnie informujemy, że sposób komunikacji z Administratorem  powinien odbywać się drogą pisemną, nie telefoniczną z uwagi na brak możliwości weryfikacji tożsamości rozmówcy.




[1]Fragment decyzji Prezesa UODO nr ZSZZS.440.660.2018,  źródło: https://uodo.gov.pl/decyzje/ZSZZS.440.660.2018