Ośrodek Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola m.st. Warszawy
poszukuje kandydatów do pracy na stanowisku
Pomoc Biurowa
w Dziale Kadr i Administracji
Termin składania aplikacji do 26 lutego 2024 r.
nr ref. 07/2024
Do głównych zadań osoby zatrudnionej na ww. stanowisku będzie w szczególności należało:
- prowadzenie i zapewnienie prawidłowego funkcjonowania Sekretariatu Dyrektora,
- wsparcie w zakresie realizowanych zadań Kancelarii Ogólnej oraz Punktu Obsługi Interesanta,
- prowadzenie dziennika korespondencji wpływającej do sekretariatu oraz dziennika korespondencji przekazywanej do poszczególnych komórek organizacyjnych Ośrodka,
- kierowanie ruchem telefonicznym i osobowym czyli przyjmowanie telefonów i interesantów, obsługa poczty elektronicznej,
- prowadzenie terminarza spotkań dyrektora i z-cy dyrektora,
- prowadzenie rejestru skarg wpływających do Ośrodka,
- prowadzenie rejestrów spraw terminowych i egzekwowanie zachowania terminów przez komórki organizacyjne Ośrodka,
- sporządzanie czystopisów pism zleconych przez dyrektora Ośrodka lub jego zastępcę, kopiowanie i wysyłanie,
- przygotowywanie korespondencji do ekspedycji na zewnątrz, w szczególności do jednostek nadrzędnych, sądu, prokuratury, policji itp.,
- obsługa korespondencji i pism w formie elektronicznej (e-Puap, platformy komunikacyjne) oraz wprowadzenie umów do platformy Centralnego Rejestru Umów,
- przygotowywanie spotkań, narad, konferencji oraz na zlecenie Dyrektora protokołowanie tych spotkań,
- archiwizowanie dokumentacji i przestrzeganie zasad Instrukcji Kancelaryjnej obowiązującej w Ośrodku,
- przygotowywanie i nadzorowanie przepływu korespondencji dostarczanej osobiście przez pracownika Ośrodka,
- przygotowywanie i analiza danych i dokumentów do sprawozdań związanych z prowadzonymi rejestrami / sprawami w Sekretariacie Ośrodka.
Od kandydatów oczekujemy:
- minimum średniego wykształcenia,
- dobrej znajomości obsługi komputera (w tym pakietów biurowych),
- dobrej znajomości obsługi arkuszy kalkulacyjnych (Excel),
- dokładności i terminowości w realizacji zadań,
- wysokiego poziomu umiejętności komunikacyjnych i interpersonalnych,
- umiejętności pracy pod presją czasu,
- odporności na stres,
- umiejętności pracy w zespole,
- umiejętności organizacyjnych w tym ustalanie priorytetów w pracy,
- wysokiej kultury osobistej,
- dodatkowym atutem będzie doświadczenia na stanowisku związanym m.in. z obsługą dokumentów,
- gotowości do przejmowania trudniejszych i odpowiedzialniejszych zadań wraz nabywaniem doświadczenia.
Forma zatrudnienia: umowa o pracę
Wynagrodzenie zasadnicze: 4 800 zł brutto
Miejsce pracy: Warszawa, Dzielnica Wola
Naszym pracownikom oferujemy:
- pracę w innowacyjnej instytucji,
- pracę w życzliwym zespole, wsparcie kierownika,
- stabilne warunki zatrudnienia w ramach umowy o pracę,
- możliwość rozwoju zawodowego i udział w atrakcyjnych szkoleniach,
- dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat) od 5 do 20% wynagrodzenia w zależności od udokumentowanego stażu pracy,
- trzynaste wynagrodzenie,
- atrakcyjny pakiet socjalny: dofinansowanie wypoczynku tzw. wczasy pod gruszą, dofinansowanie wypoczynku dla dzieci, pożyczki pracownicze na preferencyjnych warunkach,
- dofinansowanie zajęć sportowych – FitProfit oraz możliwość korzystania z systemu kafeteryjnego My Benefit,
- możliwość wykupienia polisy na życie w preferencyjnej cenie (w ramach grupowego ubezpieczenia PZU),
- Dostęp do platformy szkoleniowej i wellbeingowej
W odpowiedzi na niniejsze ogłoszenie prosimy o przesłanie CV oraz kwestionariusza osobowego (do pobrania w zakładce „Praca” na stronie Ośrodka). Wszystkie załączone kopie dokumentów powinny być potwierdzone przez kandydata „za zgodność z oryginałem”.
Dokumenty można składać osobiście w siedzibie Ośrodka przy ul. J. Bema 91 pok. 13, za pośrednictwem poczty na adres 01-233 Warszawa, ul. Bema 91 lub elektronicznie na adres: rekrutacja@ops-wola.waw.pl z tytułem: „Nr ref. 07/2024 – pomoc biurowa DKIA” w terminie do 26.02.2024 r.
Informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do zaproszenia na rozmowę wybranych kandydatów.
Każdy kandydat przystępując do naboru podaje swoje dane dobrowolnie. Ośrodek wymaga podania następujących danych: imię (imiona), nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe (numer telefonu, adres zamieszkania), wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia (zgodnie z art. 22¹ Kodeksu Pracy).
W przypadku gdy zakres danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych jest szerszy niż wynika to z art. 22¹ Kodeksu Pracy i obowiązek podania tych danych nie wynika z przepisów prawa (kandydat podaje informacje o swoich zainteresowaniach, czy dane szczególnej kategorii o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO tj. wizerunek) konieczna jest Państwa zgoda na ich przetwarzanie (treść zgody zawarta jest w pkt 6 Kwestionariusza).
Treść zgody może być sformułowana w następujący sposób:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Administratora danych, którym jest Ośrodek Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola m.st. Warszawy moich danych osobowych zawartych w liście motywacyjnym oraz załączonych do niego dokumentach w ramach procesu rekrutacji na stanowisko (tutaj proszę wpisać stanowisko) w zakresie wykraczającym poza katalog danych, o którym mowa w art. 22¹ KP, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. oraz ustawą z dnia 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2019, poz. 1781).”
Jednocześnie informujemy, że:
- Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
- Brak zgody nie wpływa na sposób traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie i nie skutkuje odmową zatrudnienia, zgodnie z postanowieniami art. 22¹ª § 2 KP. W przypadku nie otrzymania od kandydata pisemnej zgody Ośrodek dokona anonimizacji nadmiarowych danych lub trwale je usunie.